La fiche de paie fait partie des documents administratifs délivrés tout au long de la vie professionnelle. S’il peut être tentant de s’en débarrasser, il est préférable de les garder précieusement au risque d'être gêné lors de démarches administratives.
Un document incontournable. Connue sous différentes dénominations telles que «bulletin de paie», «bulletin de salaire», ou encore «fiche de paie», ce papier obligatoire accompagne chaque personne tout au long de la carrière professionnelle, au format papier ou électronique. Il demeure essentiel à chaque étape significative de la vie, même une fois que la carrière est terminée.
La conservation de la fiche de paie est cruciale dans le cadre du calcul des droits à la retraite. De plus, cette pièce peut s'avérer nécessaire pour diverses opérations administratives, telles que la déclaration d'impôt, la location d'un bien immobilier, ou encore lors de la demande d'un prêt bancaire.
Selon les recommandations du Service public, il est conseillé de préserver l'ensemble des bulletins de salaire, des contrats de travail, ainsi que les relevés d'indemnités liées à la maladie ou à la maternité jusqu'à la liquidation de la retraite. Ces documents pourront être requis par l'organisme chargé de la retraite afin de calculer la pension. Il est même préconisé de les conserver après la prise de la retraite, par exemple, pour faire reconnaître une maladie professionnelle survenue postérieurement à la cessation de l'activité professionnelle.
L’employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?
L'employeur est légalement tenu de conserver une copie des bulletins de paie pour une période minimale de cinq ans. Le ministère de l'Économie et des Finances précise que l'employeur peut choisir de conserver ces documents sous format électronique, à condition que les garanties de contrôle soient équivalentes à celles du support papier.
De plus, il doit assurer la disponibilité des bulletins de paie électroniques pendant 50 ans, ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.