La gestion de notes de frais s’avère être difficile à gérer en raison des formalités à suivre. Elle prend aussi beaucoup de temps surtout quand plusieurs notes sont à considérer. Son traitement peut alors engendrer des erreurs qui pourront avoir de lourdes conséquences. Dans le souci de favoriser la qualité de travail de chacun et offrir les meilleures conditions pour effectuer chaque tâche, découvrez Expensya, une solution innovante et intelligente.
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Expensya casse les codes de la gestion des notes de frais en entreprise en ayant recours à l’OCR pour l’extraction d’informations
L’OCR ou Optical Character Recognition est un outil dédié à la reconnaissance des caractères inscrits sur un document numérique. C’est cette performance de la reconnaissance intelligente d’Expensya qui lui permet de prendre en main le traitement des factures de chaque entreprise pour sa gestion de notes de frais.
En peu de temps, l’application permet de valider le document sans que vous ayez à saisir les informations manuellement. Elle fonctionne par l’extraction des données nécessaires à une facture de manière automatique. Ainsi, la date, le montant, la désignation et d’autres informations sont collectés par l’application en un rien de temps. L’OCR remplit ensuite la fiche de l’entreprise en faisant en sorte d’insérer chaque donnée dans son champ respectif.
La reconnaissance intelligente évite donc à votre collaborateur de faire la saisie en voulant communiquer à l’entreprise les renseignements dont il a besoin pour sa gestion de notes de frais. Cette tâche peut être pénible quand il y a beaucoup de notes de frais à faire rembourser à la société. L’OCR permet donc de gagner du temps et de travailler de manière plus confortable. Envie de découvrir d’autres logiciels utiles au bon fonctionnement de votre entreprise, consultez le site Gataka.
Expensya, pour l’accès à des données pertinentes
La gestion des notes avec un module BI ou Business Intelligence vous permet de contrôler les dépenses décrites dans les notes de frais. Les responsables peuvent être alertés à la détection d’une anomalie comme un retard d’envoi de la note ou une non-conformité. Ces anomalies peuvent être la source de fraudes ; d’où la mise en place d’un protocole de sécurité au niveau de la gestion de notes de frais.
Le BI peut également mettre à la disposition de l’entreprise des données susceptibles d’aider les dirigeants dans le pilotage de leur entreprise. Il offre la possibilité de créer un tableau de bord faisant office de data visualisation, de le personnaliser et d’automatiser la synchronisation de certaines données. Autrement dit, des tableaux qui combinent les informations dont vous avez besoin pour faciliter la lecture et la compréhension.
Avec cette solution de gestion, l’accès aux différents renseignements est facilité. Avec un ordinateur, un smartphone, une tablette, les comptables et les dirigeants ont à portée de main les dépenses décrites dans les notes de frais à tout moment. Cela permet d’avoir des statistiques sur la gestion de notes de frais à jour.
Pour une gestion approfondie
Selon le domaine d’activité de son entreprise, il existe nombre de collaborateurs qui demandent la régularisation des notes de frais. Ces factures peuvent avoir plusieurs désignations et nécessitent de nombreux calculs à effectuer pour l’établissement du montant à rembourser.
Traitement de la TVA
Le calcul et la vérification peuvent être automatisés ; ce qui permet d’éviter les erreurs et d’accomplir une tâche plus rapidement. Ainsi, le taux de TVA récupérable sera analysé et validé automatiquement par votre solution de gestion de frais.
Calcul automatisé
De nombreuses factures nécessitent des calculs pour savoir quelle somme rembourser aux collaborateurs. Il est tout à fait possible de paramétrer l’application de gestion de note de frais et laisser le processus s’occuper des détails. C’est le cas avec les indemnités liées à la distance kilométrique parcourue, les annulations, les avances.